Każda firma posiada, a na pewno powinna posiadać swoją wizję, misję i wartości. W zależności od profilu działalności będą one oczywiście różne, aczkolwiek będą odgrywać kluczową rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Decyzje, które firma podejmie, współpraca którą nawiąże i sposób w jaki jej pracownicy będą współpracować są elementami, które będą kształtowane właśnie przez wizję, misję i wartości firmy. Na przykładzie własnej firmy omówię, jak kształtowały się nasze znaki rozpoznawcze i jaki wpływ na ich kształtowanie miały nowoczesne systemy informatyczne wspierające działalność.

Otóż wizję realizujemy zgodnie pod hasłem „Dotrzymujemy obietnic”, misję według słów „Razem… Lepiej…”, a z solidnych wartości: szacunku, zaufania i wiarygodności uczyniliśmy mocny fundament, na którym budujemy przyszłość naszej firmy. Wizja towarzyszy nam od początku istnienia i jest naszym znakiem rozpoznawczym, a realizowanie misji pomaga nam w podnoszeniu wydajności i przyczynia do uzyskania lepszych wyników zarówno dla Klientów, jak i pracowników. Co do wartości, dbamy o to, aby wszelkie decyzje pozostawały z nimi w zgodzie.

Obecnie do firmowych wartości dodaliśmy także sprawny i funkcjonalny obieg dokumentów w wersji elektronicznej. Głównym zadaniem wdrożonego systemu było uporządkowanie przepływu dokumentów oraz wykrycie i wyeliminowanie wąskich gardeł. Do tego pojawiła się rzeczywista kontrola wydajności i jakości pracy poszczególnych osób i zespołów.

Lawina papierów była już nie do opanowania, dlatego postanowiliśmy, że przydałby się nam mechanizm, który będzie segregował, katalogował i przydzielał określone dokumenty pracownikom za nie odpowiedzialnym. Znacznie usprawniłby on pracę wszystkich działów z racji tego, że ręczne odszukiwanie potrzebnego dokumentu jest bardzo spowolnione, a czasem wręcz niemożliwe, czasem nie ma bowiem osoby odpowiedzialnej za archiwizację dokumentacji. System obiegu dokumentów nie tylko usprawnił pracę, ale także pomógł przechowywać i archiwizować dokumenty w formie elektronicznej.

Uniknięcie wyżej wymienionych niedogodności jest możliwe dzięki nowoczesnemu i niezwykle elastycznemu modułowi Obieg Dokumentów. Pozwala on zapanować nad wszystkimi danymi oraz śledzić wykonawców wszystkich zadań. Poza gromadzeniem dokumentów możliwe jest katalogowanie, rozdysponowywanie i definiowanie procesów jakim podlegają wszystkie zlecenia. Dzięki procedurom obiegu dokumentów każde zadanie realizowane jest w sposób zaplanowany i usystematyzowany. Każdy użytkownik może wprowadzać dokumenty i załączać do nich niezbędne pliki, ulepsza to znacznie współpracę. Ponadto łatwo wykryć punkty gdzie zlecenia są zbyt długo przechowywane, co pozwala zoptymalizować przebiegi bądź też zdopingować osoby odpowiedzialne za podejmowanie konkretnych decyzji.

Moduł Obieg dokumentów posiada wiele zalet, ale za główną uchodzi możliwość nadawania uprawnień do obsługi dokumentów poszczególnym pracownikom. Dzięki wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej do wykonania danego zadania przyspiesza się obieg dokumentów w firmie i zaangażowanie osoby nadzorującej dane, która może sprawnie rozdzielać wszystkie sprawy.

Funkcjonalność modułu umożliwia mi kontrolę uprawnień wszystkich operatorów zadań na każdym etapie prac i z każdego katalogu. Uprawnienia te pozwalają mi na dodawanie nowych tematów, podgląd i edycję już istniejących oraz usuwanie dokumentów niepotrzebnych.

Podsumowując: jeżeli jesteś właścicielem firmy z wizją, misją i wartościami, ale ciągle zmagasz się z wszędobylskimi papierami, moduł obieg dokumentów jest właśnie dla Ciebie. Korzyści z wdrożenia jest wiele, a najważniejsze to:

• wzrost wydajności pracy

• ograniczenie lub wyeliminowanie papierowej dokumentacji

• kontrola jakości pracy i zadań wykonywanych przez pracowników

• nadzorowanie wszystkich projektów

• wgląd w historię realizacji zlecenia

• ustalenie przewidywalnego czasu trwania zlecenia i całego projektu

• bezpieczeństwo dokumentacji

• możliwość stworzenia wielopoziomowej struktury uprawnień odpowiadających kwalifikacjom użytkowników

Należy sobie zdać sprawę, że każda reorganizacja pracy firmy, tak poważna jak wprowadzenie obiegu dokumentów w szczególności przynoszą okresowe zawirowania w sposobie działania firmy. Jednak końcowy efekt z całą pewność wart jest kosztów i wysiłku, a dobrze wdrożony elektroniczny obieg dokumentów z cała pewnością przyniesie wymierne korzyści.